Que vous organisiez une soirée chez vous ou dans une salle que vous allez louer, il y a plusieurs critères à prendre en compte pour que l’événement se déroule sous les meilleurs auspices, tant pour vous que pour vos convives. Alors pour évitez les désagréments et les écueils, découvrez les précautions à prendre avant, pendant et après pour l’organisation de votre soirée.
Demander l’autorisation ou prévenir vos voisins
Si vous avez décidé d’organiser une soirée dans une salle que vous allez louer, il est important de vous renseigner sur les autorisations que vous devrez demander pour votre événement. Combien de personnes pouvez-vous inviter dans la salle ? Avez-vous besoin de demander l’ouverture d’un débit temporaire si vous installer une buvette ? Devez-vous demander une autorisation d’ouverture tardive ou de bal ? Pour répondre à toutes ces questions, mieux vaut vous rapprocher de votre mairie ou de votre préfecture. Ils seront les plus à même de vous renseigner.
Si vous organisez la soirée chez vous, pensez à prévenir vos voisins. Cela paraît évident mais nombre de personnes omettent de le faire et cela entraîne invariablement des mauvaises relations avec le voisinage. Donc n’oubliez pas de mettre un petit mot dans le hall si vous habitez dans un immeuble et dans les boîtes aux lettres si vous êtes en maison. Vos voisins seront prévenus et donc, beaucoup plus tolérants. Pensez quand même à limiter le bruit passé 22 heures.
De la musique en toute légalité
Voilà un autre point important ! Dans le cas où vous avez décidé d’organiser une soirée dansante, un bal ou un événement payant pour lequel vous comptez diffuser des morceaux de musique qui ne sont pas entrés dans le domaine public, vous serez dans l’obligation de vous mettre en contact avec la Sacem afin de leur demander l’autorisation de diffuser lesdits morceaux mais aussi de payer les droits correspondants. Ce montant variera en fonction du nombre d’invités. Sachez que la Sacem autorise la diffusion de musique gratuite uniquement pour les fêtes privées et gratuites limitées aux amis proches et au cercle familial.
La sécurité avant tout
Si vous avez décidé d’organiser votre événement dans une salle que vous allez louer, quelques règles de sécurité s’imposent. Veillez à ne pas dépasser le nombre de personnes autorisées. Pensez aussi à vérifier la présence d’extincteurs et d’issues de secours en nombre suffisant. Gardez près de vous une liste des numéros de téléphone d’urgence comme la police, le Samu, les pompiers, etc.
Enfin, et c’est certainement le plus important des critères, vous êtes responsable des fumeurs. Les lieux publics étant devenus non fumeurs partout en France, vous aurez le devoir de faire respecter cette règle aux fumeurs. Interdiction formelle de fumer à l’intérieur de la salle que vous avez louée. En cas de contrôle inopinée, non seulement chaque fumeur prendra une amende mais vous, en tant qu’organisateur responsable, vous serez soumis à une amende double pour chaque contrevenant !
Côté assurance
Il est essentiel de prévenir votre assureur, surtout si vous organisez une soirée dans une salle que vous louez. Il vous faudra être couvert par une assurance responsabilité civile ou une assurance multirisque (MRH)qui prendra en charge toute dégradation ou éventuel incident. Votre assureur pourra aussi vous proposer une extension d’assurance formalisée par un avenant à votre contrat et ce, même s’il ne s’agit que d’une fête familiale.
Pour une soirée pour laquelle vous avez engagé d’importants frais, il est recommandé de contracter une assurance annulation pour le cas où vous devriez annuler l’événement pour une raison de force majeure. Cela vous aiderait à limiter les pertes.
Si votre assureur refuse de prendre en charge l’organisation d’une fête privée, sachez qu’il existe des packs tout compris couvrant les frais liés à l’annulation ou au report de l’événement, la responsabilité civile et les dommages aux matériaux loués. Pour plus d’informations, pensez à vous renseigner auprès de votre assureur.
Penser à l’après-soirée
Chaque soirée voit son lot d’alcool bu et il est important de ne pas penser qu’à la soirée en elle-même mais de prévoir aussi le moment où elle se terminera. Si vous pouvez aussi essayez de compter sur la responsabilité de vos convives, mieux vaut établir quelques règles dès le départ. Idéalement, demandez à ce qu’un capitaine de soirée soit élu pour chaque véhicule et n’oubliez pas les éthylotests pour établir si les non-buveurs ont respecté la règle. Si vous le pouvez, pensez à des hébergements sur place pour vos convives ou donnez-leur des numéros de téléphone de compagnies de taxi. Si vous êtes en ville, pensez à leur procurer les horaires des transports en commun. Sachez que si un de vos convives est contrôlé positif à l’alcool par la police, celui-ci prendra une amende mais vous serez considéré comme responsable et votre amende à vous sera encore plus lourde.
En prenant toutes ces précautions, il n’y a aucune raison que votre événement ne se déroule pas sous les meilleurs auspices alors profitez-en !
