Comment organiser un week-end d’intégration ?

Le week-end d’intégration est le symbole de la vie étudiante. C’est un week-end qui va permettre de créer des liens et de proposer dans le même temps des rencontres, de la beuverie et des amusements. Un week-end mémorable donc qui marque presque plus encore que les partiels.

Au-delà de ça, c’est un réel enjeu pour le BDE aka. bureau des étudiants. Si le WEI est une réussite, c’est tout le BDE qui va briller là pour l’année entière.

Le plus important pour organiser une WEI idéal c’est de s’entourer d’une team à fond les ballons. Ce doit être des personnes passionnées, investies et sur lesquelles vous allez pouvoir réellement compter. Il faut donc que la team du BDE se compose de profils variés et complémentaires afin de pouvoir performer sur ce week-end d’intégration.

Encore une autre étape importante puisqu’il va falloir travailler d’arrache-pied en prenant en considération les agendas d’un maximum des étudiants du campus. Il est donc grand temps de croiser les calendriers des multiples promotions afin de trouver LA date où le plus d’étudiants pourront se libérer.

Sachant que la rentrée scolaire est une période charnière et une période chargée, il va falloir réfléchir à la date durant un long moment. De plus, il faut aussi veiller à ne pas partir trop tôt pour que toutes les inscriptions scolaires soient correctement terminées mais pas trop tard non plus sinon, les groupes d’amis seront déjà existants et le fondement même du WEI perdra de son sens. Dans un monde idéal, il vaudrait mieux prévoir un week-end d’intégration 15 jours à 3 semaines après la rentrée scolaire mais sentez-vous libre de faire comme vous le souhaitez, ce n’est pas gravé dans la roche.

Une étape capitale pour ne pas aller au-delà d’un budget que vous n’aurez tout bonnement pas. Les personnes en charge des finances et du budget devront ainsi, au préalable, fixer le budget à ne surtout pas dépasser sous aucun prétexte. Sachant cela, vous pourrez cibler au mieux votre événement, le lieu et ses animations.

Pensez-bien à prendre en compte vos coûts et dépenses mais aussi le fait que les étudiants n’ont pas des budgets extensibles. Il faut que le WEI reste un budget serré pour la bourse des étudiants du campus auquel cas ils ne viendront pas.

Enfin, s’il vous reste du budget après avoir pensé à tout : repas, boisson, lieu, moyens de transport, couchages, sécurité, soin… N’hésitez pas à proposer des petits goodies souvenirs. Ce sera l’occasion pour les étudiants de repartir du WEI avec un petit truc en plus qu’ils pourront montrer à leurs enfants dans plusieurs années avec plein de fierté et de nostalgie : t-shirt, ecocup, lunettes, tote-bag…

Afin d’opter pour un lieu adapté à un WEI, n’hésitez pas à vous l’approprier en amont, renseignez-vous, rendez-vous sur place si vous en avez la possibilité, récoltez des avis d’anciens clients, des photos, des vidéos, bref faites en sorte que le lieu vous soit presque familier.

Le lieu c’est vraiment l’occasion de se monter le sang à la tête. Généralement, c’est trop cher et quand c’est accessible ce sont souvent des campings et les campings c’est plus pensé pour recevoir des familles que des étudiants en pleine beuverie. Ainsi, n’hésitez pas à retourner sur les lieux passés que les anciens BDE ont proposés pour les WEI précédents. Si tout s’est bien passé c’est que c’était parfaitement compatible. Si malheureusement les retours des années précédentes ne sont pas grandiloquents, vous allez devoir passer par une longue phase de recherche. Voici donc quelques petits points qui pourront vous permettre de trouver le lieu de vos rêves :

• vous avez besoin d’une arrivée d’eau et d’électricité
• vous avez besoin d’un espace où les activités salissantes types paintball seront tolérés
• vous avez besoin d’une grande salle à disposition s’il fait mauvais temps
• vous avez besoin d’une salle de soirée pour danser jusqu’au bout de la nuit

Si votre lieu de rêve propose ces services, foncez ! Auquel cas, cherchez encore et étoffez la liste selon vos réels besoins.

Il n’y a aucune obligation légale d’ assurer une sécurité lors d’un WEI. Toutefois, par expérience nous vous recommandons d’en prévoir car cela évitera les issues tragiques. L’idéal serait de faire venir un agent de sécurité pour 100 personnes afin qu’il puisse veiller à la sécurité des étudiants ainsi que deux secouristes (Croix Rouge, Protection Civile…) Bien entendu, ces services ont un coût et vous allez devoir le budgéter mais croyez-nous sur parole, vous payerez un sécurité de l’esprit. Savoir que s’il y a quoi que ce soit lors du WEI vous êtes bien entouré est un réel plus.

Enfin, il ne vous reste plus qu’à communiquer sur l’évènement. Faites les choses en grand, il faut que ça se sache de tous et que tout le monde soit présent. Disposez des affiches dans les lieux stratégiques du campus, envoyez des mails, soyez présents sur les réseaux sociaux, faites savoir que le WEI sera à telle date dès les inscriptions, bref soyez réactifs, efficaces et communicants.

Sur le papier, un week-end d’intégration est assez fastidieux à organiser, il y a beaucoup de choses à prévoir et planifier pour faire de ces deux jours l’événement de l’année. C’est donc justement pour ça que la team en charge du WEI doit être complémentaire au possible. M’enfin, ne soyez pas trop exigeant avec vous-même. En y mettant des bons sentiments, de l’entrain et de bonnes énergies, il y a fort à parier que votre premier WEI soit un vrai succès. On croit en vous, bonne chance !